Elaboração de Comunicação Oficial

Para uma compreensão teórica do que seja Comunicação Oficial, será exposto o conceito e características da forma Oficial de se comunicar nas organizações em geral.

A sua linguagem como redação oficial segue um padrão de normatização destacado pelas características de objetividade, clareza apresentando de forma mais impessoal possível com um tratamento uniforme em oficialidade.

Na redação oficial, a comunicação deve-se apresentar, sempre com papel timbrado ou com marca d’água de maneira a Receber uma identificação visual de imediato pelo receptor da mensagem.

Esta forma de comunicação patenteia uma relação de seriedade com o publico que circunda e toma conhecimento do assunto informativo e instrucional a ser divulgado por todo o ambiente organizacional e, por isso é a forma mais viável e segura de não causar conflituosidade em sua divulgação; faz com que todos que lêem o documento tomem ciência daquilo que se Le, não podendo, negar ou ignorar a sua existência.

O ato da comunicação nada mais é do que estar produzindo um documento, mas que tem um valor importantíssimo para fins de justificativa de condutas.

Nas organizações a Comunicado Oficial é mais abordado em modelo de CI pelas organizações, na qual tem como auxilio na tomada de decisões, uma vez que o publico está interado nos acontecimentos, um método eficiente e eficaz que é gerido com rapidez imediata.

Essa eficiência e eficácia se dão, as divulgações dos Documentos oficiais, através de diversos canais como informativos, o boletim de serviço, o mural, e-mail, pagina na web, circulares, ordem de serviço, etc.

Agora, tem um grau de preocupação quanto à comunicação oficial que se faz em meio externo, pois, nela pode gerar impacto que, se mal interpretada, pode causar danos irreparáveis a tal conduta; a adequação das formas de se dirigir a algo ou alguém deve ser formulada cuidadosamente para que não fuja das formas de oficialidade na comunicação padrão no meio externo.

Precisa ter cautela quanto à distribuição de informações, que tem a possibilidade de serem errôneas e equivocadas, quando lançada ao publico que aposta na confiança da informação em verdade... Deve não deixar que provoque a quebra de confiança entre o publico e a organização, pois este, caindo ao descrédito será difícil a reversão ou justificativa do erro ocorrido.

Toda a era organizacional, não se fez livre de situações de crise, daí a comunicação oficial num valor imensurável, com o intuito de apaziguar a tempestade de destroem as colunas, causando um abalo no entorno de tudo que se está ligado na organização.

Nota-se que, um discurso em situação de crise deve ser meramente estratégico para molde de conteúdo ou mensagem na comunicação, pois para superar e adequar às situações de crise. Faz-se necessário utilizar-se de ferramentas apropriadas como verificação dos tipos de comunicação oficial mais eficaz e eficiente para passar uma mensagem, por isso, a utilidade de se elaborar a correta forma de comunicação oficial.

Há inúmeros tipos de comunicação oficial ou meios comunicacionais, mas destaca-se com mais significado o: comunicado, oficio, relatório, carta oficial, aviso portaria, circular e nota.

Logo, todos estes tipos de comunicação oficial têm uma mesma finalidade que é a busca pela impessoalidade, a formalidade, padronização, concisão e clareza em suas ações, para que se possam ser compreendidas e executadas.

Por: Eliza